Une Soirée des activités victime de problèmes techniques

La pandémie complique l’organisation de la foire de l’AÉUM.

Adélia Meynard | Le Délit

Après 17 mois sans activités de clubs en personne, les étudiant·e·s de McGill ont été plusieurs milliers à se présenter à la composante virtuelle de la Soirée des activités (Activities Night), événement phare de la vie étudiante organisé chaque semestre par l’Association étudiante de l’Université McGill (AÉUM). Celui-ci se déroulait en ligne pour une deuxième année d’affilée, mais, contrairement aux éditions précédentes, celle de l’automne 2021 a été victime de problèmes techniques si importants qu’il était pratiquement impossible d’y assister.

La plateforme utilisée pour l’occasion, Gather​.town, était censée permettre aux étudiant·e·s de se promener dans un espace virtuel pour découvrir les kiosques des différents clubs. Or, celle-ci n’a pas été en mesure de supporter le nombre important d’utilisateur·rice·s simultané·e·s. « J’ai essayé de rejoindre l’événement, mais je ne voyais qu’un écran noir », a raconté un·e internaute. Même après la connexion à l’un des deux « mondes » (ou serveurs) disponibles, les bogues rendaient tout déplacement lent et fastidieux. Sur les réseaux sociaux, des étudiant·e·s partageaient leur frustration : « C’est exaspérant. L’AÉUM avait vraiment un seul travail à faire et elle l’a terriblement raté. »

La vice-présidente de l’AÉUM à la Vie étudiante, Karla Heisele Cubilla, ne nie pas l’ampleur des problèmes qui sont survenus. « Au début de la soirée, le monde 1 était simplement non fonctionnel », a‑t-elle raconté au Délit. Le monde 2, quant à lui, était fonctionnel mais à capacité réduite. Ce n’est que 45 minutes après le début de l’événement que les participant·e·s ont pu commencer à accéder à certains kiosques et avoir des conversations – mais à ce moment de la soirée, beaucoup d’internautes étaient déjà partis. De là, la participation a été d’environ 200 étudiant·e·s à la fois jusqu’à la fin de l’événement, selon Cubilla.

« C’est exaspérant. L’AÉUM avait vraiment un seul travail à faire et elle l’a terriblement raté »

Un·e étudiant·e

Des préparatifs fastidieux

Lorsque l’AÉUM a commencé à planifier la Soirée des activités en juin dernier, l’option d’un événement en personne avait d’abord été considérée. Cependant, en pleine pandémie, trouver un terrain pour accueillir l’événement s’était révélé difficile. « McGill ne voulait pas nous louer le pavillon Tomlinson », explique Cubilla. « J’ai appelé des hôtels en dehors du campus – personne ne voulait louer des espaces pour plus de 300 personnes. »

Le choix d’un événement en ligne s’était donc imposé. Pour Cubilla, Gather​.town représentait la meilleure option de plateforme puisqu’elle était moins chère et plus interactive qu’Eventus, celle utilisée pour la Soirée des activités de l’année dernière. « J’ai rencontré le gérant de Gather​.town », raconte-t-elle, « et je lui expliqué que la Soirée des activités était un énorme événement qui attirait beaucoup de participant·e·s. Je lui ai demandé : “ Est-ce réalisable en ligne, sur votre plateforme ? ” Il m’a dit oui. »

À l’automne 2020, un peu plus de 300 étudiant·e·s avaient pris part à la Soirée des activités. Pour celle d’hiver 2021, il n’y avait eu que 56 inscriptions. N’étant pas certaine de l’ampleur que prendrait l’événement cette année, Cubilla explique avoir décidé d’acheter deux « mondes » de Gather​.town, ce qui en théorie aurait permis d’accueillir 1 000 étudiant·e·s à la fois, avec une salle d’attente au cas où cette limite aurait été dépassée.

« Je veux que les étudiants sachent que je suis vraiment désolée, et que je travaille à me rattraper avec la Soirée des activités 2.0 »

Karla Heisele Cubilla, v.-p Vie étudiante

Quelques jours avant l’événement, un peu plus d’un millier d’étudiant·e·s étaient inscrit·e·s pour y participer. Mais seulement deux heures avant l’événement, explique Cubilla, le nombre d’inscriptions a explosé. Au moment d’ouvrir les serveurs, c’étaient 2 500 étudiant·e·s qui attendaient pour y accéder.

Immédiatement, les problèmes techniques ont commencé. L’AÉUM a contacté Gather​.town, qui a expliqué subir des problèmes de connexion sur l’ensemble de sa plateforme cette journée-là. « Ils nous ont remboursé l’ensemble des frais, d’ailleurs » mentionne Cubilla. Selon elle, il est tout simplement impossible de tenir un événement en ligne de cette envergure avec la technologie actuelle. Comme preuve, elle mentionne que la Foire aux services (Service Fair) de McGill, tenue sur la plateforme utilisée pour la Soirée des activités de l’année dernière, avait elle aussi subi des problèmes techniques similaires.

Une deuxième édition en préparation

À l’heure actuelle, plusieurs clubs se retrouvent sans moyen efficace de recruter de nouveaux membres. Certains groupes ont entrepris de tenir des kiosques sur le campus. Cependant, l’AÉUM assure qu’une deuxième édition de la Soirée des activités aura lieu, prévue pour la mi-octobre. Malgré le passeport vaccinal, louer un local est toujours difficile, selon Cubilla : l’option envisagée serait donc de tenir l’événement dans le Centre universitaire, qui appartient à l’AÉUM. Il se déroulerait sur cinq jours, les clubs étant séparés en autant de thèmes différents – par exemple, la culture ou l’athlétisme.

« J’ai l’impression d’avoir déçu tant d’étudiant·e·s et tant de groupes, » conclut Cubilla. « Je veux que les étudiants sachent que je suis vraiment désolée, et que je travaille à me rattraper avec la Soirée des activités 2.0. »

Il reste à voir si les étudiant·e·s seront au rendez-vous pour cette deuxième édition, et si elle n’arrivera pas trop tard pour réellement aider les clubs à propulser leurs activités.


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